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학생을 넣고, 사례를 만들고, 그 아래 회기를 쌓아 가는 순서 그대로 적었어요. 처음부터 다 읽지 않으셔도 돼요. 지금 하려는 일만 골라 보세요.
아직 설치를 안 하셨다면 설치와 첫 실행 안내를 먼저 보세요. 첫 실행에서 나오는 복구 코드는 앱도 다시 보여 드릴 수 없어요. 적어 두신 기억이 없다면 6단계를 먼저 읽어 보세요.
상담을 기록하려면 학생이 먼저 있어야 해요. 한 명씩 넣어도 되고, 반배정 파일로 한꺼번에 넣어도 돼요. 처음이시라면 오늘 만날 학생 한 명만 넣어 보시는 걸 권해요.
어디에 있나요 — 왼쪽 아이콘 줄에서 ‘학생 관리’를 누르면 열려요. 아이콘에 마우스를 올리면 이름이 보여요.
화면 오른쪽 위 ‘새 학생 등록’을 누르면 입력 창이 떠요. 반드시 채워야 하는 것은 이름 하나뿐이고, 학년·반·번호·성별·연락처·보호자 정보는 나중에 채우셔도 돼요. 다 적으셨으면 ‘등록’을 누르시면 됩니다.
보호자명을 비워 두면 관계와 보호자 연락처 칸이 잠겨요. 화면에도 ‘보호자명을 입력해야 관계·연락처가 저장됩니다.’라고 안내가 떠요. 보호자 연락처만 먼저 적어 두실 수는 없다는 뜻이에요.
오른쪽 위 ‘반배정 업로드’를 누르고 나이스에서 내려받은 반배정 파일을 고르세요. 엑셀 파일(xlsx, xls)과 csv 파일을 받아요. 파일을 고르면 바로 등록되지 않고 ‘반배정 파일 업로드’ 미리보기 창이 먼저 떠서, 학년도와 학생 수, 그리고 이름·학년-반-번·성별·이전학적이 표로 보여요.
표에 적힌 이름과 학년·반·번호가 실제 명단과 맞는지 눈으로 확인하신 뒤 ‘○○명 업로드’를 누르세요. 올리고 나면 몇 명이 새로 등록됐고 몇 명이 갱신됐는지 ‘신규 등록’·‘학적 갱신’·‘스킵’으로 나뉘어 보여요.
업로드 결과 아래에 ‘매칭 실패 → 신규 생성’과 ‘전년도 재학 → 올해 파일 누락’ 두 묶음이 나올 수 있어요. 앞엣것은 개명이나 오타로 같은 학생을 새 학생으로 만든 경우, 뒤엣것은 전학·자퇴·졸업으로 올해 명단에 없는 학생이에요. 잘못 만들어진 항목은 체크해서 그 자리에서 지우실 수 있어요.
명단이 길어지면 위쪽 ‘이름으로 검색…’ 칸에 이름을 넣어 찾으세요. ‘필터’와 ‘정렬’ 버튼으로 학년·반·성별·입학연도를 추려 볼 수도 있고, ‘사례 있는 학생만’·‘재학생만’ 스위치로 목록을 좁힐 수도 있어요.
위담은 나이스 반배정 파일의 정해진 자리에서 학년도와 학생 정보를 읽어요. 학교에서 내려받은 파일의 서식이 조금이라도 다르면 엉뚱한 칸을 읽어 같은 학생이 둘로 늘어날 수 있어요. 미리보기 표가 실제 명단과 다르면 올리지 마시고, 그 화면을 찍어 문의 주소로 보내 주세요.
이름·학년·반·번호가 같은 학생이 이미 있으면 ‘기존 학생 정보와 다릅니다’ 창이 떠서 ‘기존 DB’와 ‘새 입력값’을 나란히 보여줘요. ‘기존 정보 유지’와 ‘학생 DB 업데이트’ 중에 고르시면 되고, 완전히 똑같으면 이미 등록되어 있다는 안내만 뜨고 끝나요.
오늘 만날 학생 한 명만 넣고 바로 다음 단계로 가셔도 괜찮아요. 나머지는 필요할 때 추가하시거나, 나중에 반배정 파일로 한꺼번에 넣으시면 됩니다.
위담은 학생 한 명(또는 여러 명)에 대해 ‘사례’를 하나 만들고, 그 아래에 상담할 때마다 기록을 쌓아 가는 구조예요. 그러니 기록을 적기 전에 사례가 먼저 있어야 해요.
어디에 있나요 — 왼쪽 아이콘 줄에서 ‘사례 관리’를 누른 다음, 오른쪽 위 ‘새 사례 등록’을 누르세요. 아직 사례가 하나도 없으면 화면 가운데에 ‘첫 사례 등록하기’ 버튼이 보여요.
‘학년도’를 고르고, ‘학생 검색’ 칸에 학생 이름을 적어 목록에서 골라 추가하세요. 집단상담처럼 여러 명이 함께하는 사례면 여러 명을 추가하시면 돼요. 학생은 최소 한 명은 있어야 저장돼요.
‘의뢰인 이름’, ‘역할’, ‘의뢰인 연락처’를 적는 칸이에요. 역할은 담임교사·교과교사·학부모·자발적·또래·기타 중에서 고르시면 됩니다. 세 칸 모두 비워 두셔도 저장돼요.
‘주호소’는 반드시 채워야 하는 칸이에요. 학생이 무엇 때문에 왔는지 한두 문장으로 적으시면 됩니다. ‘상담목표’와 ‘교사의견’은 지금 비워 두고 나중에 채우셔도 돼요.
아래쪽 ‘등록’을 누르면 방금 만든 사례 화면으로 바로 넘어가요. 여기서부터 상담 기록을 쌓아 가시면 됩니다.
일반상담인지 전문상담인지, 학업인지 진로인지 같은 분류는 사례가 아니라 그 아래 상담 기록을 적을 때 고르게 되어 있어요. 사례를 만들 때 그런 칸이 안 보인다고 잘못 만드신 게 아니에요.
새로 만든 사례는 ‘진행 중’ 상태로 시작해요. 상담이 마무리되면 사례 화면의 ‘사례 종료’를 누르고 사유(상담 목표 달성·학적 변동·기타)를 고르시면 됩니다. 다시 만나게 되면 ‘사례 재개’로 되돌릴 수 있어요.
위담은 자동 저장을 하지 않아요. 다 적으신 뒤 ‘등록’(또는 ‘저장’)을 꼭 눌러 주세요. 저장하지 않고 다른 화면으로 가려 하면 ‘저장하지 않은 변경사항이 있습니다’ 창이 떠서 한 번 더 물어봐요. 여기서 ‘나가기’를 누르면 적으신 내용이 사라집니다.
상담을 한 번 할 때마다 남기는 기록이에요. 앱 화면에서는 ‘회기’ 대신 ‘상담 기록’이라는 이름으로 나와요. 사례 하나 아래에 상담 기록이 차곡차곡 쌓여요.
어디에 있나요 — 사례 화면 오른쪽 위 ‘상담 기록 추가’를 누르세요. 그 사례에 기록이 아직 하나도 없으면 ‘상담 기록 (0)’ 탭 안에 ‘첫 상담 기록 작성’ 버튼이 있어요.
사례에 등록된 학생이 모두 선택된 상태로 시작해요. 그날 오지 않은 학생이 있으면 체크를 풀어 주세요. 인원·학년·성별은 고른 학생을 보고 앱이 알아서 셉니다.
‘상담분류’(일반상담·전문상담·순회상담)와 ‘Wee설치여부’(일반·Wee센터)를 고르고, 그 아래 대분류·중분류·소분류를 차례로 고르세요. 위에 있는 빠른 검색 칸에 소분류 이름(학업, 진로, 성격 같은 것)을 적으면 위 분류까지 한꺼번에 채워져서 더 빨라요.
‘상담일자’를 고르고, ‘상담매체구분’에서 면담·전화상담·사이버상담 중 하나를 고르세요. ‘상담시간’은 시간과 분을 나눠 적어요. ‘상담사소속’도 골라야 저장돼요. ‘상담대상’은 앞에서 고른 분류를 보고 미리 채워지지만 바꾸실 수 있고, ‘위기유형’은 해당할 때만 체크하시면 돼요.
‘상담제목’은 분류를 고르면 자동으로 만들어져요. 그대로 두셔도 되고 직접 고쳐 쓰셔도 됩니다. 그 아래 ‘상담내용’은 여러 줄로 자유롭게 적는 칸이에요.
‘내부 메모 (NEIS 미포함)’ 칸에 적은 내용은 나이스로 내보낼 때 빠져요. 밖으로 나가면 안 되는 참고 사항은 이 칸에 적으세요.
‘등록’을 누르면 저장되고 원래 보던 사례 화면으로 돌아와요. 제목과 내용은 비워 두어도 저장은 되지만, 학생·분류·상담일자·상담사소속은 채워야 넘어가요.
사례를 거치지 않고 홈 위쪽 ‘새 상담’을 눌러도 돼요. 이때는 어느 사례에 넣을지 먼저 고르는 창이 떠요. 홈 달력에서 날짜를 누르면 그날 시간표가 옆으로 열리고, ‘이 날짜에 일정 추가’로 그 날짜가 미리 채워진 채 시작할 수 있어요. 이미 잡힌 상담은 끌어서 시간을 옮기거나 길이를 늘일 수 있어요.
사례를 만든 학년도와 상담일자의 학년도가 다르면 ‘학년도 불일치’ 창이 떠요. 학년이 바뀐 뒤에도 같은 사례를 이어 쓰시는 경우라면 ‘계속 저장’을 누르시면 됩니다.
적어 둔 기록을 종이로 뽑거나 파일로 저장하는 방법이에요. 위담이 만들어 주는 파일은 PDF와 엑셀 두 가지예요.
어디에 있나요 — 사례 화면, 상담 기록 화면, 학생 화면, 통계 화면, 보고서 화면의 오른쪽 위에 ‘인쇄’ 버튼이 있어요. 지금 보고 계신 화면이 그대로 인쇄돼요.
‘인쇄’를 누르면 작은 창이 열려요. ‘용지’에서 A4나 A3, ‘방향’에서 세로나 가로를 고르신 뒤 ‘인쇄’를 누르면 미리보기 창이 떠요.
같은 창의 ‘PDF 저장’을 누르면 어디에 저장할지 물어봐요. 저장이 끝나면 ‘PDF가 저장되었습니다.’라는 안내가 뜨고, 파일이 있는 폴더가 저절로 열려요.
왼쪽 아이콘 줄에서 ‘보고서’를 누르고 ‘나이스 엑셀 내보내기’ 탭을 여세요. ‘시작일’과 ‘종료일’로 기간을 정하고 ‘엑셀 내보내기’를 누르면 그 기간의 상담 기록이 엑셀 파일 하나로 나와요.
같은 ‘보고서’ 화면의 ‘관리자 보고서’ 탭이에요. 기간을 정하고 ‘보고서 자동 생성’을 누르면 초안이 만들어져요. 화면에서 내용을 고치신 뒤 ‘인쇄’로 PDF를 저장하시면 됩니다.
한글 파일(hwp)이나 워드 파일로 바로 내보내는 기능은 아직 없어요. 문서 양식이 필요하시면 PDF로 저장한 뒤 붙여 쓰시거나, 어떤 서식이 필요한지 알려 주세요.
상담 기록에 있는 ‘내부 메모 (NEIS 미포함)’ 칸의 내용은 나이스 엑셀에 포함되지 않아요. 이름 그대로예요.
사례·상담 기록·학생별 인쇄와 PDF 저장은 무료 플랜에 들어 있어요. 나이스 엑셀 내보내기처럼 손이 많이 가는 일을 대신해 주는 기능은 구독 플랜에 있어요.
종이를 나눠 주고 다시 걷는 대신, 보호자에게 링크를 보내 받는 방법이에요. 보호자가 적은 내용은 보호자 기기(휴대전화나 컴퓨터) 안에서 암호화되어 전송되기 때문에, 거쳐 가는 서버는 그 내용을 열어 볼 수 없어요.
어디에 있나요 — 동의서는 따로 있는 메뉴가 아니라, 사례 화면 안의 ‘동의서’ 탭에 있어요.
동의서 화면에서는 보호자를 새로 입력하지 않고, 학생에게 저장된 보호자 정보를 그대로 써요. ‘학생 관리’에서 그 학생의 ‘보호자명’과 ‘보호자 연락처’를 먼저 채워 두세요.
‘양식 관리’를 누르면 어떤 질문을 물어볼지 볼 수 있어요. ‘상담 접수 및 개인정보 수집·이용 동의서’가 기본으로 들어 있어서, 그대로 쓰셔도 되고 질문을 더하거나 빼실 수도 있어요.
학생 이름 옆의 ‘동의서 발송’을 누르세요. 사례에 학생이 여럿이면 ‘전체 학생에게 한 번에 발송’도 있어요. 전달 방법은 ‘SMS 자동 발송’과 ‘링크 직접 전달(복사)’ 두 가지예요.
링크를 열면 ‘상담 접수 동의서’ 화면이 나와요. 보호자가 항목을 채우고 화면에 손가락이나 마우스로 서명한 뒤 ‘제출하기’를 누르면 끝이에요. 앱을 따로 깔지 않아도 돼요.
‘동의서’ 탭을 열면 도착한 응답을 한 번 자동으로 가져와요. 바로 확인하고 싶으시면 ‘지금 수합’을 누르세요. 상태가 ‘수합 완료’로 바뀌면 그 줄의 ‘응답 보기’로 보호자가 적은 내용과 서명을 보실 수 있어요.
‘대기’로 시작해서 보내면 ‘발송됨 · 응답대기’, 보호자가 제출하면 ‘응답 도착’, 선생님 컴퓨터로 받아 오면 ‘수합 완료’가 돼요. 기한이 지나면 ‘만료’, 문자가 안 나갔으면 ‘발송 실패’로 보여요.
보낸 링크는 1회용이고 시간이 지나면 만료돼요. 같은 학생에게 다시 보내면 이전 링크는 그 자리에서 만료돼서, 보호자가 쓰고 있던 내용은 제출할 수 없게 돼요. 이미 제출된 응답은 그대로 남아요.
무료로 쓰실 때는 ‘링크 직접 전달(복사)’로 링크를 복사해서 평소 쓰시는 방법으로 보내시면 돼요. 문자는 구독 플랜에서 자동으로 나가요.
동의서 양식을 인쇄해서 서명을 받는 경로는 준비되어 있지 않아요. 지금은 링크나 문자로만 받으실 수 있어요.
선생님 잘못이 아니에요. 동의서를 주고받는 통로가 이 설치본에 연결되지 않은 경우예요. 그 화면을 찍어 아래 문의 주소로 보내 주시면 확인해서 알려 드릴게요.
위담은 기록을 선생님 컴퓨터에만 저장해요. 그래서 컴퓨터가 고장 나면 대신 꺼내 드릴 곳이 없어요. 백업은 선택이 아니라 꼭 해 두셔야 하는 일이에요.
어디에 있나요 — 왼쪽 아이콘 줄의 ‘설정’ 안에 ‘백업 · 복원’과 ‘보안 설정’이 있어요.
‘데이터 백업 / 복원’ 칸의 ‘백업하기’를 누르세요. 복구 코드를 갖고 계신지 먼저 확인하는 창이 뜨고, 확인하시면 어디에 저장할지 물어봐요. 백업 파일은 확장자가 db인 파일 하나로 만들어져요.
설정 화면을 아래로 내리면 ‘자동 백업’ 칸이 있어요. ‘자동 백업 사용’을 켜고 ‘폴더 고르기’로 저장할 폴더를 정하세요. ‘주기’는 매일·일주일마다·2주마다·한 달마다 중에서, ‘남길 개수’는 최근 5개부터 30개까지 고르실 수 있어요.
같은 칸의 ‘되돌리기’를 누르고 백업 파일을 고르세요. 같은 컴퓨터에서 만든 백업이면 그대로 되돌아가고, 다른 컴퓨터에서 만든 백업이면 그때의 복구 코드를 넣어야 열려요. 되돌리기 직전 상태는 한 벌 저장해 두기 때문에 되돌리기를 한 번 취소하실 수 있어요.
‘보안 설정’ 칸의 ‘적어 둔 코드가 맞는지 확인’에 적어 두신 코드를 넣어 보세요. 맞는지만 알려 주고 잠금이 풀리거나 코드가 바뀌지는 않아요. 옮겨 적을 때 한 글자만 틀려도 정작 필요한 날 열리지 않기 때문에, 지금 한 번 대 보시는 게 좋아요.
같은 ‘보안 설정’ 칸의 ‘PIN 변경’에서 ‘현재 PIN’, ‘새 PIN’, ‘새 PIN 확인’을 넣으면 바뀌어요. 자리를 비우실 때는 키보드에서 Ctrl 키와 L 키를 함께 누르면 바로 잠겨요.
앱은 복구 코드를 저장해 두지 않아서, 처음 보여 드린 뒤로는 앱도 그 코드를 알지 못해요. 적어 두신 종이를 잃으셨다면 ‘복구 코드 재생성’으로 새로 만드는 방법밖에 없어요. 다만 새로 만들면 이전 코드는 그 즉시 못 쓰게 되니, 예전에 만들어 둔 백업 파일이 있다면 옛 코드도 버리지 마세요. 그 파일을 다른 컴퓨터에서 열 때는 옛 코드가 필요해요.
자동 백업 폴더를 인터넷과 자동으로 맞추는 폴더로 정하면, 상담기록이 담긴 백업 파일이 그 회사 서버로 넘어가요. 앱도 그런 폴더를 고르면 한 번 더 물어봐요. 외장 하드나 학교에서 허용한 저장 장치처럼, 컴퓨터가 고장 나도 남아 있고 인터넷으로 나가지 않는 곳을 권해요.
잠금 화면 아래쪽의 ‘PIN을 잊으셨나요? 복구 코드로 잠금 해제’를 누르고 복구 코드를 넣으세요. 풀고 나면 새 PIN을 정하게 되고, 그때 새 복구 코드가 나와요. 그 코드도 꼭 다시 적어 두세요.
앱에는 있지만 설명서가 아직 못 따라간 화면들이에요. 안 만들어진 기능이라는 뜻은 아니고, 글로 옮기는 일이 남았다는 뜻이에요. 먼저 필요하신 것이 있으면 알려 주세요. 그 순서로 씁니다.
화면 사진도 아직 넣지 못했어요. 글만으로도 따라오실 수 있게 적었지만, 사진이 있어야 할 곳이 있으면 그것도 알려 주세요.
이 설명서는 선생님들이 막히시는 곳을 받아서 채워 나가고 있어요.
학생 이름과 상담 내용은 빼고 보내 주세요. 사진을 보내실 때도 학생 정보가 찍힌 부분은 가려 주시면 좋아요. 저희는 선생님 컴퓨터 안의 기록을 볼 수 없고, 문의를 처리하는 데에도 그 내용이 필요하지 않아요.